W każdej firmie istnieje wiele dokumentów, związanych z codzienną działalnością. Przepisy prawa wskazują, że po upłynięciu pewnego okresu powinno się je niszczyć, z zachowaniem ważnych kwestii bezpieczeństwa danych osobowych i innych informacji zawartych w nich.
Bezpieczne niszczenie dokumentów a przepisy RODO
Nowa ustawa o ochronie danych osobowych – tzw. RODO, która niedawno weszła w życie, reguluje kwestie związane z ochroną danych osobowych oraz wskazuje zasady niszczenia ważnych dokumentów firmowych. RODO określa wymagania w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów i wskazuje kary, wynikające z niedostosowania się do tego.
Bezpieczne niszczenie dokumentów nie jest wskazane w ustawie RODO z dokładnością co do sposobu niszczenia ważnych danych firmowych. Jest jednak nakaz usuwania ważnych dokumentów w taki sposób, by wszystkie, zawarte w nich dane były odpowiednio chronione. Ponadto RODO zastrzega, że nie mogą mieć do nich dostępu osoby trzecie i niepowołane.
Na czym polega bezpieczne niszczenie dokumentacji firmowej?
Bezpieczne niszczenie dokumentów to konieczność usuwania przedawnionych i nieaktualnych dokumentów firmy, zawierających ważne informacje o jej działalności i dane osobowe. Wiele przedsiębiorstw nie może zrobić tego samodzielnie, ponieważ nie posiada właściwego zaplecza do trwałego i bezpiecznego usuwania dokumentacji. To powoduje ryzyko wycieku ważnych dokumentów.
Problem wycieku danych jest coraz częstszym zjawiskiem i ma wiele negatywnych następstw. Dlatego przedsiębiorstwa decydują się zlecić niszczenie istotnych dokumentów specjalistycznym firmom, które w sposób bezpieczny i przyjazny dla środowiska utylizują zarówno dokumenty w wersji papierowej jak i inne nośniki informacji.
Jak odbywa się niszczenie dokumentów przez wykwalifikowaną firmę?
Proces niszczenia dokumentacji firmy i różnych nośników danych odbywa się po ustaleniu terminu odbioru ich od zleceniodawcy. Dokumenty są umieszczane w specjalnych workach, które następnie plombuje się w obecności klienta, co zapewnia maksymalna ochronę i bezpieczeństwo. Potem ładunek trafia do niszczarki.
Wiele firm oferuje obecnie monitoring niszczenia dokumentacji lub też udostępnia klientom możliwość obecności podczas tej czynności, co podnosi zaufanie i przekonanie o dochowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. Sam proces niszczenia odbywa się w specjalnych urządzeniach, które spełniają rygorystyczne normy, w tym przepisy prawa europejskiego i normę DIN 66399. Wskazuje ona kwestie bezpieczeństwa związane z niszczeniem danych wewnętrznych, danych poufnych oraz ściśle tajnych dokumentów.
