W obecnych czasach poufność informacji nabrała zupełnie nowego znaczenia. Przede wszystkim ze względu na to, że wyciek informacji nie jest już zjawiskiem obcym, a tak właściwie staje się coraz powszechniejszy. W związku z tym, należy zadbać o prawidłowe niszczenie dokumentów. Jaki sposób jest najlepszy?

Istota utylizacji dokumentów

Dokumentacji w wersji drukowanej cały czas jest prowadzona w wielu miejscach. Nie tylko prywatne przedsiębiorstwa, ale zarówno wiele placówek publicznych wciąż posiada wszelkie kartoteki w wersji drukowanej. Sprawia to pewien problem, kiedy ilość dokumentów się nagromadzi.

Wiele z nich musi być przechowywana przez określony czas. Najczęściej długość archiwizacji poszczególnych dokumentów jest regulowana prawnie. Co za tym idzie, trzeba po prostu te wymogi spełnić, gdyż mogą one prowadzić do poważnych konsekwencji.

Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty?

Istnieje kilka metod na bezpieczne niszczenie dokumentów. Pierwszym z nich jest powołanie w przedsiębiorstwie osoby, która będzie wykonywała to zadanie na specjalistycznym sprzęcie. Trzeba jednak oszacować jak duża jest to ilość pracy i czy obecni pracownicy są w stanie sprostać dodatkowym zadaniom. Zatrudnianie osoby wyłącznie do niszczenia dokumentów może z kolei okazać się nieefektywne, ponieważ tej pracy nie będzie z kolei aż tyle.

Następnym krokiem jest zakup odpowiedniej maszyny do niszczenia dokumentów. W przypadku bardzo dużych ilości papierów, zwykła biurowa niszczarka nie będzie wystarczająco efektywna do tej pracy. Profesjonalne maszyny mogą z kolei kosztować dość dużo.

Co zatem zrobić?

Kompromisem w tej sprawie wydaje się być skorzystanie z usług firmy niszczącej dokumenty. W ten sposób można zarówno zaoszczędzić środki na maszynę oraz pracownika oraz mieć pewność, że dokumenty będą zniszczone w sposób prawidłowy. Jest to rozwiązanie szczególnie korzystne dla firm posiadających duże archiwa, gdzie ilość dokumentów jest przytłaczająca.

Skorzystanie z usług firmy zewnętrznej sprawi, że praca będzie wykonana sprawnie, a wszelkie odpady zostaną zutylizowane w sposób ekologiczny. Mamy również pewność, że informacje poufne nie wyciekną, co jest najważniejszą zaletą tego typu firm.

Efektywne zniszczenie dokumentów może być prawdziwą bolączką dla wielu firm oraz placówek publicznych. Zwłaszcza kiedy ilość dokumentów, które należy zniszczyć jest bardzo duża. W tym celu najefektywniejszym rozwiązaniem może być wynajęcie firmy, chyba że stanie się to zadaniem na pełen etat – wtedy warto rozważyć zatrudnienie pracownika.