Prowadzenie własnej działalności gospodarczej, daje ogromne możliwości rozwoju zawodowego, jest też kluczem do sukcesu. Jednak własna działalność gospodarcza to także spora odpowiedzialność i liczne obowiązki. Zwłaszcza kwestie związane z prowadzeniem dokumentacji firmowej, są skomplikowane i wymagają poświęcenia im wiele czasu.
Przechowywanie dokumentów
Jeśli firma dobrze prosperuje, to dobrym rozwiązaniem jest zatrudnienie pracownika, który będzie się zajmował prowadzeniem dokumentacji firmowej. Jego obowiązkiem będzie też właściwe przechowywanie dokumentów.
Na szczęście nie wszystkie dokumenty firmowe, muszą być przechowywane od samego początku działalności firmy, aż po jej zakończenie. Możliwe jest niszczenie dokumentów księgowych po określonym czasie i w określony sposób.
Każdy dokument firmowy, ma swój określony czas przechowywania, w zależności od jego rodzaju i przeznaczenia. Nie które dokumenty firmowe takie jak na przykład księgi rachunkowe czy dokumenty inwentaryzacyjne, przechowuje się 5 lat. Z kolei karty pracowników z ich wynagrodzeniami, trzeba przechowywać aż 50 lat.
W jaki sposób następuje niszczenie dokumentów księgowych
Niszczenie dokumentów księgowych, powinno przebiegać w określony sposób, zgodnie z przepisami prawa. Nie można ich tak po prostu wyrzucić do worka ze śmieciami, bo za to można zapłacić dużą karę finansową. Często a nawet zawsze, pojawiają się na dokumentach ważne dla firmy dane i informacje, które nie powinny wypłynąć poza firmę.
Dlatego jeśli minął już okres przydatności danych dokumentów księgowych a także innych ważnych dla firmy dokumentów, należy zniszczyć te dokumenty przy użyciu niszczarki do papieru. Taka niszczarka powinna się znaleźć w każdym pomieszczeniu biurowym firmy. Jest to bardzo precyzyjne i dokładne urządzenie, które doszczętnie niszczy każdy rodzaj papieru. Jest to bardzo skuteczna forma niszczenia dokumentacji, która straciła już termin przydatności dla firmy.
Na rynku działają także specjalne firmy, których domeną jest niszczenie dokumentacji księgowej i nie tylko. Taka firma dostarcza do firmy klienta specjalne pojemniki, do których pakuje dokumenty mające zostać zniszczone a następnie w bezpieczny sposób przewozi je w miejsce, gdzie je utylizuje. Zanim podejmie się decyzję o wybraniu do tego celu danej firmy, należy ją dobrze sprawdzić. Przyda się z pewnością audyt takiej firmy. Na koniec firma zajmująca się niszczeniem dokumentacji, musi wystawić certyfikat. Ma on potwierdzić właściwe zniszczenie dokumentacji.
